Plastotecnica S.p.A.

 

Policy Whistleblowing

 

1. Scopo e ambito di applicazione.

 

Il D.lgs. 24/2023 del 10 marzo 2023 attua la direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” riformulando, per quanto qui di interesse, la disciplina vigente in materia di segnalazioni nel settore privato di cui alla L. 179/2017 ed al D.lgs. 231/2001 (art. 6, commi 2-ter e 2-quater).

 

Tramite la presente Policy Whistleblowing (“Policy”), Plastotecnica S.p.A. (“Plastotecnica”), in conformità alle disposizioni di legge applicabili, intende quindi disciplinare il trattamento delle segnalazioni ed informare i destinatari della Policy dei presidi di protezione esistenti contro eventuali atti ritorsivi correlati alle segnalazioni nonché degli strumenti di tutela della riservatezza e di protezione dei dati personali.

 

Plastotecnica informa la propria azione, nella gestione delle segnalazioni ricevute, ai principi di riservatezza, imparzialità e buona fede.   

 

2. Alcune definizioni.

 

“Segnalazioni”: comunicazione, formulata nel rispetto di quanto indicato nella Policy, che ha ad oggetto informazioni su Violazioni. Le informazioni sulle Violazioni devono essere apprese nel contesto lavorativo del Segnalante.

“Violazioni”: la violazione: (i) di norme nazionali relative ad illeciti civili, amministrativi, penali e contabili; (ii) delle norme che riguardano la commissione di uno dei reati presupposto previsti dal D.lgs. 231/2001; (iii) dei modelli organizzativi adottati ai sensi del D.lgs. 231/2001 (“Modelli 231”); (iv) del Codice Etico della Società; (v) delle Policy e delle procedure della Società (sistema regolamentare interno); (vi) di norme emanate dall’Unione Europea – e di quelle nazionali che ne danno attuazione, ove del caso.

Le Violazioni devono essere commesse nell’ambito dell’organizzazione di Plastotecnica.

“Destinatari”: le persone fisiche che a vario titolo sono coinvolte in una Segnalazione. Si tratta di: dipendenti, collaboratori, consulenti, componenti degli organi sociali della Società.

“Segnalante”: la persona fisica che appartiene alla categoria dei Destinatari che effettui una Segnalazione.

“Persona Segnalata”: la persona fisica, autore – o presunto autore - della Violazione.

“Gestore delle Segnalazioni”: la persona, l’ufficio, il soggetto (anche esterno al contesto aziendale) cui è affidato l’incarico di gestire la Segnalazione ricevuta tramite i canali di segnalazione interni istituiti. 

“Facilitatori” le persone fisiche che assistono un Segnalante nella procedura di Segnalazione, collegate a quest’ultimo da un legame lavorativo.

“Persone Collegate” le persone che hanno una relazione personale e/o lavorativa con il Segnalante.

“Ritorsione/Atto Ritorsivo” atto, provvedimento, comportamento od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione (tramite canale interno/esterno), della divulgazione, della denuncia, che provoca o può provocare – in via diretta o indiretta - un danno ingiusto.

 

3. Caratteristiche delle Segnalazioni.

 

La Segnalazione deve essere quanto più possibile circostanziata, dunque fondata su elementi di fatto precisi e concordanti – di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

 

Pertanto, nella Segnalazione devono essere specificate dal Segnalante, quantomeno:

 

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della Segnalazione;
• la descrizione chiara e completa del fatto oggetto della Segnalazione;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti oggetto della Segnalazione.

 

Ove possibile, il Segnalante:

 

• allega alla Segnalazione documenti utili a fornire elementi di fondatezza ai fatti oggetto della Segnalazione;
• indica gli altri soggetti che potrebbero essere a conoscenza dei fatti oggetto della Segnalazione    

 

Le Segnalazioni anonime - ove non è possibile individuare il Segnalante -, sono prese in considerazione solo se precise e circostanziate, dunque idonee a rendere possibile la comprensione e l’analisi della fattispecie e l’avvio di una indagine.

 

Sono escluse dall’applicazione della presente Policy le contestazioni, le rivendicazioni o le richieste collegate ad un interesse di carattere personale di chi intende effettuare la Segnalazione. Sono inoltre escluse a titolo esemplificativo: segnalazioni costituite da notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, le informazioni acquisite sulla sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd.: “voci di corridoio”).

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[Box di Focus. Di seguito sono esposti alcuni aspetti importanti che chi intende effettuare una Segnalazione è tenuto a considerare preventivamente: 

 

• I canali di segnalazione e le modalità con cui concretamente effettuare una Segnalazione – in base alla presente Policy Whistleblowing - riguardano esclusivamente le segnalazioni Whistleblowing indicate dalla presente Policy. Non devono essere inviate tramite questi canali comunicazioni di altra natura e/o diversa finalità, poiché non potranno essere prese in considerazione.
• Non sono prese in considerazione le segnalazioni costituite da notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, le informazioni acquisite sulla sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd.: “voci di corridoio”);
• Non possono formare oggetto di una Segnalazione le contestazioni, le rivendicazioni o le richieste collegate ad un interesse di carattere personale di chi intende effettuare la Segnalazione.
• Il Segnalante deve specificare sempre, nell’oggetto della segnalazione, la dicitura “segnalazione whistleblowing”. In questo modo chi la riceverà, saprà che deve essere trattata nel rispetto delle disposizioni applicabili.
• Segnalazioni che contengano informazioni false, riportate intenzionalmente (con dolo) o per imperizia, imprudenza, negligenza (per colpa) possono essere fonte di responsabilità, anche disciplinare, a carico dell’autore della segnalazione]

 

4. Modalità di effettuazione delle Segnalazioni.

 

Il Segnalante può effettuare una Segnalazione tramite le seguenti modalità:

 

1. Piattaforma dedicata cui si accede attraverso la pagina ad hoc “whistleblowing” del sito internet di Plastotecnica (“Piattaforma WB”). Il Segnalante può effettuare sia segnalazioni in forma scritta sia segnalazioni in forma orale tramite la relativa casella vocale;
2. Casella di posta ordinaria mediante invio di busta chiusa, all’indirizzo Viale dell’Industria, Quinta Strada 2/1, Bagnoli di Sopra (PD), all’attenzione del Presidente dell’Organismo di Vigilanza (apponendo la scritta “riservata – urgente / whistleblowing”);
3. Richiesta di incontro con il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, mediante uno dei canali sopra indicati.

 

I canali di Segnalazione indicati sono implementati in modo sicuro, con l’obiettivo di impedire accessi da parte di persone non autorizzate alle informazioni oggetto delle Segnalazioni e di garantire che l’identità del Segnalante, del Segnalato e delle altre persone coinvolte nelle indagini resti riservata.

 

5. Iter di gestione delle Segnalazioni

 

1. 1. Gestore delle Segnalazioni

Il Gestore delle Segnalazioni è stato individuato nell’Organismo di Vigilanza di Plastotecnica, di cui all’art. 6 D.lgs. 231/2001 (anche “Odv”). Ove la Segnalazione riguardi uno dei componenti dell’Organismo di Vigilanza, tale componente si asterrà dal partecipare alla sua trattazione.

 

L’Organismo di Vigilanza è l’unico destinatario delle Segnalazioni inviate tramite i canali previsti da Plastotecnica ai sensi del paragrafo 4 che precede in conformità alla normativa sul Whistleblowing. L’Organismo di Vigilanza può comunque avvalersi, laddove lo ritenga utile o necessario in relazione alla complessità degli approfondimenti da svolgere in merito alla Segnalazione ricevuta, del supporto di altre funzioni della Società, e, ove occorra, di consulenti esterni. I soggetti coinvolti nella conduzione delle indagini e dei collegati accertamenti sono responsabili di trattare tutte le segnalazioni nel rispetto degli obblighi di riservatezza e confidenzialità e nel rispetto della normativa privacy applicabile.

 

1. 2. Gestione delle Segnalazioni ricevute

Tutte le Segnalazioni sono tracciate, a cura del Gestore delle Segnalazioni, tramite la Piattaforma WB.

 

Entro 7 giorni dalla ricezione della Segnalazione, il Gestore delle Segnalazioni rilascia un avviso di ricevimento e presa in carico della Segnalazione al Segnalante, fatte salve le ipotesi di anonimato.

 

Il Gestore delle Segnalazioni:

 

1. Valuta se la Segnalazione è inammissibile, ovvero:

 

1. se non rientra nell’ambito di applicazione oggettivo del D.Lgs. 24/2023, dunque se la Segnalazione non ricade nella definizione di Violazione;
2. se non sono rispettati i requisiti previsti dal precedente paragrafo 3 “Caratteristiche delle Segnalazioni” (Segnalazioni generiche nel contenuto che non consentono una comprensione dei fatti, oppure allegazioni inconferenti determinano l’inammissibilità della Segnalazione).

 

Accertato il ricorrere di una delle due fattispecie indicate, il Gestore delle Segnalazioni archivia la Segnalazione e ne dà informazione al Segnalante.

 

2. Se la Segnalazione risulta fondata ed è conforme a quanto stabilito dal precedente paragrafo 3 “Caratteristiche delle Segnalazioni”, il Gestore delle Segnalazioni avvia la fase di indagine (“Fase di Indagine”).

 

Nella Fase di Indagine, garantendo l’adozione di ogni necessaria tutela della riservatezza, il Gestore delle Segnalazioni:

 

• richiede al Segnalante e/o agli eventuali altri soggetti coinvolti nella Segnalazione, chiarimenti e/o integrazioni su quanto riportato nella Segnalazione;

• mantiene le interlocuzioni con il Segnalante;
• ove ciò non sia di pregiudizio per lo svolgimento delle attività di indagine, e se ritenuto necessario allo scopo di acquisire informazioni utili, avvisa il Segnalato dell’esistenza della Segnalazione e raccoglie quindi le informazioni (tramite audizione o procedimento cartolare). Le attività di audizione sono verbalizzate.

 

3. Conclusa la Fase di Indagine, il Gestore delle Segnalazioni:

 

1. ove abbia rilevato l’infondatezza della Segnalazione provvede alla sua archiviazione;
2. ove abbia rilevato la fondatezza della Segnalazione, predispone una relazione illustrativa - ove del caso anonimizzandola ai fini del rispetto degli obblighi di riservatezza applicabili – che riassuma le indagini svolte, i risultati delle attività di verifica, eventuali elementi utili raccolti e le raccomandazioni per un piano di azione da presentare quindi agli organi sociali ed alle strutture aziendali competenti ai fini dell’adozione dei provvedimenti conseguenti.   

 

Entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza, dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della Segnalazione, il Gestore delle Segnalazioni fornisce riscontro al Segnalante, che può anche essere meramente interlocutorio (ad esempio avvio dell’istruttoria interna e relativo stato di avanzamento), fermo restando che, al termine dell’istruttoria, l’esito finale dovrà essere comunicato al Segnalante.

 

Tutte le attività svolte dal Gestore delle Segnalazioni sono tracciate nella Piattaforma WB, dal ricevimento della Segnalazione sino alla chiusura della stessa

 

Qualora la Segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso dal Gestore della Segnalazione, laddove il Segnalante dichiari espressamente che la Segnalazione deve considerarsi una “segnalazione whistleblowing” (ad esempio esplicitando la dicitura “whistleblowing” sulla busta oppure nell’oggetto della comunicazione o nel testo della medesima), tale segnalazione va trasmessa dal ricevente, entro 7 giorni dal suo ricevimento, al Gestore della Segnalazione, dando contestuale notizia dell’inoltro al Segnalante. Il soggetto che ha ricevuto la Segnalazione deve cancellare ogni copia della Segnalazione ed è tenuto a rispettare gli obblighi di riservatezza stabiliti nella presente Policy.   

 

6. Riservatezza e Trattamento dei dati personali

 

I dati personali del Segnalante, dei Facilitatori, della Persona Segnalata e delle persone coinvolte nella Segnalazione sono trattati in conformità a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, dal Regolamento UE n. 679 del 27 aprile 2016 (“GDPR”) e dal D. Lgs. 196/2003.

 

Ai sensi dell’art. 13 GDPR è fornita un’informativa sul trattamento dei dati personali dei potenziali interessati attraverso la pagina ad hoc “whistleblowing” pubblicata sul sito internet della Società, ove è presente il link alla relativa informativa privacy. 

 

Plastotecnica adotta misure tecniche, organizzative e di sicurezza idonee a ridurre opportunamente i rischi connessi al trattamento dei dati personali dei potenziali interessati dalle Segnalazioni e ad evitare trattamenti non autorizzati.

 

Al fine di garantire la gestione, la tracciabilità l’aggiornamento delle informazioni riguardanti le Segnalazioni, Plastotecnica assicura la conservazione della documentazione di supporto, per il periodo di tempo strettamente necessario; comunque, per non più di cinque anni decorrenti dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione.

 

7. Altri canali di segnalazione

 

Il canale di segnalazione interno di cui al paragrafo 4 che precede costituisce la modalità ordinaria tramite cui le Segnalazioni devono essere effettuate.

 

Solo al ricorrere di particolari condizioni, il D. Lgs. 24/2023 consente che i Segnalanti possano ricorrere al canale di segnalazione esterno attivato presso l’Autorità Nazionale Anti Corruzione (“ANAC”) ovvero alla divulgazione pubblica. Di seguito sono illustrate sinteticamente le condizioni richieste.

 

1. 1. Segnalazione effettuata tramite il canale esterno ANAC

Al Segnalante è consentito effettuare una Segnalazione attraverso il canale esterno ANAC esclusivamente laddove:

 

• • il canale interno di cui al paragrafo 4 non è attivo;
  • il canale interno non è conforme a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023;
  • il Segnalante ha effettuato una Segnalazione tramite il canale interno, ma questa non ha avuto seguito (ad esempio il Segnalante non ha ricevuto alcun riscontro nei termini).
  • il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che alla Segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio un membro del Gestore della Segnalazione è coinvolto nella Segnalazione);
  • il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che la Segnalazione interna potrebbe determinare il rischio di ritorsione (ad esempio tramite la violazione dell’obbligo di riservatezza relativamente alla identità del Segnalante);
  • il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

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Se non ricorrono i presupposti appena indicati, la Segnalazione non viene gestita da ANAC e il soggetto non beneficia delle tutele indicate al successivo paragrafo 8.

 

Il canale esterno ANAC non può essere utilizzato in caso di Segnalazioni che riguardino supposte Violazioni rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (“Modello 231”) della Società. Tali Segnalazioni potranno essere gestite esclusivamente tramite il canale interno di Segnalazione previsto dal precedente paragrafo 4.

 

1. 2. Divulgazione pubblica

Al Segnalante è consentito effettuare una Segnalazione attraverso la divulgazione pubblica (ad esempio tramite stampa) esclusivamente laddove:

 

• il Segnalante ha effettuato una Segnalazione interna ed una Segnalazione esterna all’ANAC e nessuna delle due Segnalazioni ha ricevuto riscontro, oppure non è stato dato seguito entro i termini previsti dalla presente Policy;
• il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che sussista un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse (ad esempio situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone);
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito perché ad esempio potrebbe ricorrere un pericolo di distruzione delle prove o chi ha ricevuto le segnalazioni può essere colluso con l’autore o coinvolto nella Violazione.

 

Se non ricorrono i presupposti appena indicati, il soggetto non beneficia delle tutele indicate al successivo paragrafo 8.

 

La divulgazione pubblica non può essere utilizzata in caso di Segnalazioni che riguardino supposte Violazioni rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e del Modello 231 della Società. Tali Segnalazioni potranno essere gestite esclusivamente tramite il canale interno di Segnalazione previsto dal precedente paragrafo 4.

 

8. Tutele e Misure di Protezione

 

1. 1. Tutele

Fatti salvi gli obblighi di legge che derogano alle disposizioni in tema di riservatezza previste dal D.lgs. 24/2023, l’identità del Segnalante - e così qualsiasi informazione idonea a determinarla – non può essere rivelata senza il consenso espresso del Segnalante a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o dar seguito alle Segnalazioni ed espressamente autorizzati a trattare tali dati ai sensi della normativa applicabile.  

 

Nello specifico, l’identità del Segnalante - e così qualsiasi informazione idonea a determinarla – può essere rivelata esclusivamente previo consenso espresso del Segnalante nelle seguenti ipotesi:

 

1. nell’ambito di un procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, laddove l’identità del Segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare.
2. Qualora nelle procedure di segnalazione interna ed esterna rivelare l’identità del Segnalante sia indispensabile anche ai fini di consentire la difesa del Segnalato.

 

In entrambe le ipotesi indicate, oltre al consenso espresso del Segnalante è necessario comunicare per iscritto ed in via preventiva allo stesso Segnalante le ragioni che giustificano il disvelamento della sua identità (o delle informazioni idonee a rivelarla).

 

Fatte salve le deroghe stabilite dal D.lgs. 24/2023, i soggetti competenti a ricevere o dar seguito alle Segnalazioni sono tenuti a mantenere riservata l’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e del Facilitatore - e così delle informazioni idonee a rivelarla.

 

L’eventuale violazione degli obblighi di riservatezza può determinare nei confronti dell’autore della violazione l’applicazione di sanzioni disciplinari, in osservanza anche a quanto stabilito dal Modello 231 della Società.

 

1. 2. Misure di protezione.

Nei confronti del Segnalante è vietato il compimento di Atti ritorsivi.

 

La tutela dalle Ritorsioni si applica al ricorrere delle seguenti condizioni:

 

1. il Segnalante ha effettuato la Segnalazione, la divulgazione o la denuncia in base ad una convinzione ragionevole che i fatti oggetto della segnalazione fossero veritieri e relativi ad una Violazione. Non sono sufficienti a fondare una Segnalazione le semplici supposizioni o le “voci di corridoio”.
2. La Segnalazione o la divulgazione è stata effettuata nel rispetto di quanto stabilito dalla Policy e dal D.lgs. 24/2023.
3. Deve sussistere uno stretto collegamento tra la Segnalazione, la divulgazione o la denuncia e l’Atto Ritorsivo subito dal Segnalante affinché possa applicarsi la disciplina di tutela contro le Ritorsioni.     

 

Al ricorrere delle condizioni indicate, le misure di protezione previste a favore del Segnalante si applicano anche: ai Facilitatori; alle persone appartenenti al medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che sono ad esso adesso legati da uno stabile legame effettivo o di parentela entro il quarto grado; alle persone appartenenti al medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente; agli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso presta la propria attività lavorativa nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.

 

Chi ritiene di aver subito una Ritorsione può comunicarlo ad ANAC.

Gli Atti Ritorsivi che dovessero essere stati assunti in conseguenza della Segnalazione sono nulli ai sensi del D.lgs. 24/2023.

 

Le misure di protezione indicate non si applicano al Segnalante: (i) qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o calunnia o nel caso tali reati siano commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile; (ii) in caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa grave. In entrambi i casi indicati al Segnalante è irrogata una sanzione disciplinare. 

 

9. Violazione della Policy

 

L’inosservanza della presente Policy può essere fonte di responsabilità di natura disciplinare, oltre che civile, penale e/o amministrativa ove ne ricorrano i presupposti.  In particolare, sono previste sanzioni disciplinari in capo al Segnalante che abbia (i) in mala fede segnalato violazioni che si rivelino inconsistenti e, più in generale, (ii) abbia abusato o fatto un improprio utilizzo e/o un’intenzionale strumentalizzazione della Policy. Sono previste sanzioni a carico di coloro che abbiano violato gli obblighi di riservatezza previsti nella Policy e nelle disposizioni del D.lgs. 24/2023 applicabili.

 

10. Miscellanee

 

La presente Policy integra le disposizioni contenute nel Modello 231 della Società in tema di Whistleblowing anche per le parti relative alla disciplina sanzionatoria corrispondente.

 

Per quanto non disciplinato nella presente Policy si rinvia alle disposizioni di cui al D.lgs. 24/2023 ed alle applicabili Linee Guida ANAC.